Loyers et Quittance est un logiciel de gestion locative qui s'adresse aux propriétaires "bailleurs" particuliers et aux SCI.

Les principales fonctionnalités sont :

• Suivi des loyers et des paiements
• Quittances et avis de loyers
• Rappel automatique des loyers impayés, lettre de relance
• Calcul des loyers encaissés pour les déclarations fiscales 2044 ou 2072.
• Révision / indexation des loyers selon les indices INSEE IRL, ILC, ICC ou l'indice de Santé belge
• Gestion des baux locatifs et des locataires
• Loyers mensuels, trimestriels, semestriels ou annuels
• Courriers au format PDF pour envoi par email
• Logiciel multi-propriétaires
• Devise paramétrable

Le paramétrage du logiciel est très rapide :

1. Créez un "Nouveau fichier propriétaire"
2. Ajoutez un "Nouveau bail"
3. Renseignez les paiements reçus

1. Créez un "Nouveau fichier propriétaire"

Cliquez sur l'icône "Nouveau fichier propriétaire" en haut à gauche de l'écran,

et renseignez les différents champs. Un fichier sera alors créé dans le répertoire "Mes Documents/Gestion Locative" de votre PC.

2. Ajoutez un "Nouveau bail"

Le logiciel vous proposera alors d'ajouter un nouveau bail. Ou cliquez sur l'icône "Nouveau bail" en haut de l'écran.

Renseignez les différents champs. Un nouveau bail sera alors créé dans le tableau des locataires. Le premier loyer sera créé pour le mois en cours.

3. Renseignez les paiements reçus

Au tableau des locataires, cliquez sur "Nouveau paiement" et entrez le montant et la date des paiements reçus du locataire.

A noter :

1. Par défaut, la gestion des baux commence à la date d'installation du logiciel.
2. Pour compléter l'historique des loyers, ajoutez manuellement les loyers et les paiements manquants. Voir le chapitre "Reprise d'historique" pour plus de détails.

Le tableau des locataires est la pierre angulaire du logiciel. Il récapitule :

• les baux en cours, les loyers payés ou en attente, les paiements reçus...
• les actions proposées sur le bail : relance des loyers impayés, révision du loyer, enregistrement d'un paiement...

Les baux sont regroupés dans le tableau des locataires :

Ajouter un nouveau bail : cliquez sur le bouton "Nouveau bail" en haut de l'écran, puis renseignez les différents champs.

Un nouveau bail est alors créé, avec le loyer du mois en cours. Si le locataire est entré en cours de mois, le premier loyer est calculé au prorata-temporis.

Par défaut, le loyer est mensuel. Il peut aussi être trimestriel, semestriel ou annuel.

Par défaut, les loyers sont payables au 1er du mois (c'est le cas le plus courant, loyers dits "terme à échoir"). Vous pouvez changez le champ "Jour d'échéance", par exemple pour le 05 du mois. Dans ce cas, le loyer du 01 au 31 mai sera à payer avant le 05 mai. Les loyers peuvent aussi être payables à "terme échu" (tout en bas de la liste déroulante).

En cliquant sur un bail existant, la liste des loyers et des paiements rattachés au bail s'affiche.

Loyers en retard : le logiciel calcule automatiquement la somme des loyers en retard (colonne "Retard"). Un courrier de relance est proposé en cliquant sur le bouton "Relancer". Voir le chapitre suivant pour plus de détails.

Sortie du locataire : cliquez sur "Modifier bail", puis renseignez le champ "Date de fin de préavis". En cas de sortie en cours de mois, le dernier loyer sera calculé au prorata-temporis (sauf si vous avez déjà généré les loyers du mois, il faudra modifier manuellement le dernier loyer). Les loyers ne seront plus générés pour ce bail, et le bail apparaitra en bas du tableau des locataires. Ne supprimez pas le bail : vous perdriez l'historique des paiements, ce qui fausserait les déclarations fiscales. Utilisez plutôt l'option "Masquer ancien baux" pour faire disparaitre le bail du tableau des locataires.

Supprimer un bail : cliquez sur le bouton "Modifier bail", puis cliquez sur "Supprimer" en bas du formulaire. Attention, tous les loyers et paiements rattachés à ce bail seront supprimés du logiciel. Ne supprimez donc pas les baux des locataires sortis, mais utilisez l'option "Masquer anciens baux".

Loyers    

Tous les mois, le logiciel génère automatiquement les loyers pour tous les baux en cours, lorsque vous cliquez sur le bouton "Générer les loyers du mois...". Les loyers sont générés en fonction des informations déclarées dans le bail : loyer nu, charges, jour d'échéance.

Pour des cas exceptionnels, vous pouvez aussi ajouter un loyer manuellement en utilisant le bouton "Nouveau loyer" : par exemple pour une régularisation des charges, pour compléter l'historique des anciens loyers, pour une charge exceptionnelle

Statut : "Payé", "En attente" ou "En retard". Le statut du loyer est déterminé automatiquement par le logiciel en fonction des paiements renseignés. A chaque nouveau paiement, le logiciel compare le total des paiements par rapport aux échéances de loyer, et en déduit le statut de chaque loyer. Un loyer non payé passe de "En attente" à "En retard" lorsque la date d'échéance est dépassée.

Quittance : un bouton "Quittance" apparaît lorsque que le paiement du loyer a été enregistré (statut = "Payé"). Cliquez sur ce bouton pour générer la quittance. Il est possible d'éditer manuellement la quittance avant envoi à votre locataire. Une fois la quittance envoyée, une marque apparaît sur le bouton afin de voir rapidement les quittances envoyées. A noter : si le paiement n'est que partiel, le logiciel génère un reçu au lieu d'une quittance.

Avis d'échéance / appel de loyer : de même, un bouton "Avis" apparaît pour les échéances en cours. A noter : le bouton disparaît lorsqu'un paiement est renseigné ou si la date d'échéance est ancienne.

Paiements    

Pour chaque paiement reçu du locataire ou de la CAF, créez un paiement avec le bouton

Indiquez le montant et la date du paiement, ainsi que le payeur : "Locataire" (à utiliser aussi pour le versement d'un tiers en faveur du locataire) ou "CAF".

Date du paiement : par défaut, le logiciel propose la date courante (aujourd'hui). Corrigez si nécessaire, car cette date est ensuite utilisée pour les calculs des déclarations fiscales.

Règlement partiel d'un loyer : ajoutez un premier paiement avec le montant du règlement partiel. A réception du solde, ajoutez un autre paiement avec le montant du solde.

Relances : le bouton Relancer apparait quand un ou plusieurs paiements sont en retard. Un courrier de relance est proposé avec le décompte de tous les loyers en retard triés par date d'échéance.

Supprimer un loyer ou un paiement : ouvrez le loyer ou le paiement en cliquant dessus, puis cliquez sur "Supprimer" en bas de la page.

Le logiciel propose un outil de révision des loyers. Lorsque la dernière révision date de plus d'un an, le bouton "Réviser" apparaît sur le bail. Cliquez sur ce bouton, vérifiez la révision proposée, puis cliquez sur le bouton "Valider la révision". Le nouveau montant du loyer est enregistré, et un courrier à l'attention du locataire est proposé.

Par défaut, le logiciel considère que la date de dernière révision est la date de début du bail. La date de dernière révision ainsi que le dernier indice utilisé sont modifiables en cliquant sur "Modifier bail".

Période d'indexation : en général, un loyer est révisé tous les ans à la date anniversaire du bail. Par exemple, si la dernière révision a été faite le 01/03/2011, utilisez la période de révision du 01/03/2011 au 01/03/2012. Par défaut, le logiciel utilise le dernier indice connu en début et en fin de période de révision. Vous pouvez changer manuellement les indices utilisés, mais veillez alors à la cohérence des indices choisis.

IRL, ICC, ILC : par défaut, le logiciel utilise l'IRL (Indice de Révision des Loyers, à utiliser pour les logements à usage d'habitation principale). Pour un garage ou un local commercial, utilisez l'ICC ou l'ILC, en fonction de la clause de révision de votre bail.

Mise à jour des indices : le logiciel récupère automatiquement les indices sur internet lors du lancement de l'application. Votre abonnement doit être en cours de validité (vérifiable au menu "Activation"). En cas de problème pour la mise à jour des indices, vérifiez que votre pare-feu ou votre anti-virus ne bloque pas l'accès à internet du logiciel. Tout en bas de la page de révision du loyer, un bouton permet de forcer la mise à jour des indices.

Annuler une révision : cliquez sur "Modifier bail", puis rétablissez l'ancien montant du loyer et date de dernière révision.

Belgique : au menu "Préférences", cochez la case "Télécharger l'indice de Santé".

Par défaut la gestion des baux commence à la date de création du bail dans le logiciel. Pour compléter l'historique des loyers et des paiements d'un locataire déjà en place, la procédure est la suivante :

1. Ajoutez un loyer unique par année incomplète ou manquante : par exemple "Loyer 2012" (montant = loyer x 05), "Loyer 2011" (montant = loyer x 12), etc.
2. Ajoutez ensuite un paiement pour chacun des loyers ci-dessus : par exemple "Paiement loyer 2012" (montant = loyer x 05), "Paiement loyer 2011" (montant = loyer x 12), etc. Faites bien attention à la date de paiement qui doit être positionnée dans la bonne année, au risque de fausser les calculs pour la déclaration fiscale !

Faites bien attention à la date d'échéance des loyers créés et aussi à la date des paiements. Ces dates doivent être positionnées dans la bonne année, au risque de fausser les calculs pour la déclaration fiscale !

Le logiciel propose un bilan annuel des revenus fonciers, en vue des déclarations 2042, 2044 (particuliers) et 2072 (SCI).

• Total des encaissements : montant à utiliser pour les locations meublées sur la déclaration 2042C (régime "micro-BIC").
• Loyers bruts encaissés (= loyers nus) : montant à utiliser pour les locations nues sur les déclarations 2042, 2044 ou 2072. Ce montant est calculé selon la formule : Loyers nus = Total Encaissements - Total Charges
• Charges : ce montant n'est pas à déclarer. Il sert au calcul des loyers nus.

Vérifiez attentivement le détail des calculs proposés par le logiciel !

Regroupement de plusieurs baux dans un même "immeuble" (au sens fiscal) : si vous avez plusieurs appartements dans un même immeuble, ou s'il y a un changement de locataire en cours d'année : additionnez manuellement les revenus de chaque bail pour obtenir le montant total au niveau de l'immeuble.

Quand vous ajoutez un paiement, faites bien attention à la date de paiement que vous renseignez. Par défaut, le logiciel propose la date du jour courant (aujourd'hui). Cette date doit être positionnée dans la bonne année, au risque de fausser les calculs pour la déclaration fiscale !

Si vous avez en parallèle des locations nues et meublées, créez un fichier "propriétaire" pour vos locations nues et un autre pour vos locations meublées : les calculs seront alors bien séparés.

Pour les déclarations 2044 et 2072, n'oubliez pas de déclarer vos charges déductibles. Ces charges ne sont pas gérées par le logiciel.

Le logiciel permet de gérer indépendamment plusieurs propriétaires. Pour cela, créez autant de fichiers "propriétaire" que nécessaire, en cliquant sur l'icône "Nouveau fichier propriétaire" en haut à gauche de l'écran.

Par exemple, créez 3 fichiers "propriétaire" séparés pour :

• des appartements en nom propre,
• une SCI,
• des appartements meublés.

Pour passer de l'un à l'autre, utilisez soit la l'icône "Fichier propriétaire récent" en haut à gauche de l'écran, soit double-cliquez sur le fichier à ouvrir directement dans l'explorateur Windows.

Pensez à faire des sauvegardes régulières de vos données !

Il est conseillé de faire des sauvegardes sur un support externe (clé USB, disque dur externe...). Par défaut, toutes les données du logiciel sont dans le répertoire "Mes Documents / Gestion Locative".

A noter : le logiciel réalise des sauvegardes automatiques au répertoire "Mes Documents / Gestion Locative / Sauvegardes Automatiques". Ces sauvegardes sont nommées par date. Elles peuvent être utiles en cas de problème sur votre fichier "propriétaire".

La version installée sur votre PC est la version x.

Des mises à jour sont proposées périodiquement sur notre site Web. Pour savoir si vous avez la dernière version, comparez votre version avec la version proposée sur le site Web.

Pour installer une mise à jour :

1. Téléchargez la dernière version du logiciel,
2. lancez l'installeur,
3. l'ancienne version est automatiquement supprimée,
4. la nouvelle version est installée !

Vos données seront bien sur préservées lors de la mise à jour.

Avec votre licence, vous pouvez installer le logiciel sur un nouveau PC. La procédure est la suivante :

1. Téléchargez et installez la dernière version du logiciel sur le nouveau PC.
2. Activez le logiciel avec le code d'activation qui vous avait été envoyé par mail lors de l'achat de votre licence.
3. Transférez les fichiers "propriétaire" ( .immo ) de l'ancien PC vers le nouveau (à l'aide d'une clé USB par exemple) : ces fichiers se trouvent normalement dans le répertoire "Mes Documents / Gestion Locative". Sur votre nouveau PC, il est conseillé de mettre ces fichiers dans ce même répertoire.
4. Sur le nouveau PC, dans l'explorateur Windows, double-cliquez sur le fichier "propriétaire" à ouvrir.

Si votre PC ou votre disque dur sont définitivement hors service :

• Cas 1 : vous avez une sauvegarde (clé USB, disque externe) de votre fichier "propriétaire" : suivez simplement les instructions données au paragraphe "FAQ - Changement de PC". Pour information, les fichiers "propriétaire" se trouvent normalement dans le répertoire "Mes Documents / Gestion Locative".
• Cas 2 : vous n'avez pas pu récupérer votre fichier "propriétaire" : installez et activez le logiciel sur votre nouveau PC. Il faudra saisir à nouveau les informations relatives à vos locataires et à vos baux. L'historique sera à reconstituer manuellement.

Pour plus de détails sur les sauvegardes, voir le chapitre "FAQ - Sauvegarder vos données".

Oui, le logiciel convient aux locations meublées.

Le calcul des revenus fonciers est adapté au régime "micro-BIC". A noter : le logiciel ne gère pas la comptabilité exigée pour le régime BIC.

Non, une connexion internet n'est pas nécessaire pour utiliser le logiciel.

Toutefois, le logiciel récupère automatiquement les indices INSEE (IRL, ICC, ILC) lorsqu'une connexion internet est disponible.

Veillez donc à ce que votre anti-virus/pare-feu ne bloque pas le logiciel.

La procédure pour envoyer un courrier par mail est la suivante :

1. Cliquez sur "PDF", lorsqu'un courrier est proposé par le logiciel.
2. Par défaut, le document PDF est enregistré dans le répertoire "Mes Documents / Gestion Locative / Courriers", avec la date du jour.
3. Dans votre application de courrier électronique, attachez le document PDF en pièce jointe.
4. Ajoutez éventuellement une note à votre locataire dans le corps du mail puis envoyez le mail.

Pour augmenter ou diminuer la taille de la police de caractère à l'écran en utilisez une des combinaisons :

• Touche "CTRL" et molette de la souris
• Touche "CTRL" et touches + ou -

A chaque redémarrage du logiciel la police de caractère est remise à sa taille normale.

Le logiciel peut être utilisé sur un réseau local : la base des locataires est alors accessible simultanément depuis plusieurs PC.

La procédure est la suivante :

• Installez et activez le logiciel sur les postes de travail ayant accès au logiciel.
• Dans l'explorateur Windows, déplacez le ou les fichiers "propriétaire" du répertoire "Mes Documents / Gestion Locative" vers un répertoire partagé ou vers un serveur.
• Sur chaque poste de travail, dans l'explorateur Windows, double-cliquez sur le fichier "propriétaire" à ouvrir.

Pour que la mise en réseau fonctionne, le répertoire partagé utilisé doit être accessible par tous en lecture et en écriture.